Ein zentrales Element des Lieferketten- (bzw. Sorgfaltspflichten-) gesetztes stellt die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens für Unternehmen dar. Große Unternehmen müssen ein derartiges Verfahren haben, KMU sind dazu nicht verpflichtet. Jedoch können Sie als Unternehmen mit diesem System, durch die rechtzeitig Einbindung Ihrer Stakeholder, die Chance nutzen, Ihr Risiko zu minimieren!
Als Frühwarnsystem ist es Teil des Risikomanagements um niederschwellig zu Informationen zu kommen die weitere Menschen- oder Umweltrechtsverletzungen verhindern und damit verbundene Kosten und Reputationsschäden vermeiden, bzw. rechtzeitig angemessener Abhilfe und Präventionsmaßnahmen ermöglichen sollen. Die Hinweisgeber:innen kommen daher aus den wichtigsten Zielgruppen (Kund:innen, Zulieferer, Mitarbeitende und anderen Interessensgruppen), die im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette des Unternehmens potenziell von Menschenrechts- oder Umweltverletzungen betroffen sind.
Daher ist das Verfahren so einzurichten, dass es öffentlich, barrierefrei und unter Schutz der Identität des Hinweisgebers (z.B. Anonym, DSGVO konform) für Beschwerden entlang der gesamten Lieferkette niederschwellig (z.B. auf der Webseite) zugänglich ist. Die im Unternehmen für das Beschwerdeverfahren Zuständigen müssen der Unabhängigkeit und Verschwiegenheit unterliegen. Die jeweiligen Beschwerdefälle, die zur Risikominimierung ergriffenen Maßnahmen und deren Dokumentation (Schriftverkehr, Verantwortlichkeiten) sind 7 Jahre aufzubehalten sowie der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Intern ist die Wirksamkeit der Beschwerdeverfahren im Sinne der erfolgten Risikominimierung jährlich zu evaluieren.
Natürlich ist die Ausgestaltung des Beschwerdemanagements von der Unternehmensgröße abhängig. Sehen Sie anbei eine Gegenüberstellung des „Beschwerdemanagements in der Lieferkette“ je nach Unternehmensgröße auf der „PARK-Wirtschaftsstrafrechts-Internetseite“: https://www.park-compliance.de/aktuelles/beschwerdemanagement-in-der-lieferkette.html
Für professionelle Beschwerdeverfahren existieren auch etablierte, fertige Systeme die den internen (für Maßnahmen zur Risikoreduktion) und externen (DSGVO konform zu den Hinweisgebern) Workflow effizient unterstützen (siehe z.B.: https://www.integrityline.com/de/loesungen/lieferkettengesetz-beschwerdeverfahren/ ). Im Idealfall werden die Hinweisgeber:innen laufend über das Beschwerdeverfahren informiert (Eingang der Beschwerde, nächsten Schritte, zeitlichen Verlauf,..)
Sehen Sie anbei einen möglichen Aufbau eines Beschwerdeformulars:
Weitere Links:
https://www.park-compliance.de/aktuelles/beschwerdemanagement-in-der-lieferkette.html
https://www.integrityline.com/de/loesungen/lieferkettengesetz-beschwerdeverfahren/